自主防災組織の結成・変更について

　自主防災組織とは、地域において住民が協力・連携して自主防災活動を行うために、学校区や町内会活動区域などを単位として、その地域住民で結成する組織です。

自主防災組織の結成まで

　自主防災組織結成までの過程は、地域ごとに様々で、特に決まりはありません。これまでに結成された自主防災組織からお聞きしたお話から、参考になる例をお伝えします。

1　防災について話をしてみましょう

　近所の方とばったり会ってお話をするとき、地域で会合があるときなど、ちょっと防災についてお話をしてみませんか。「週末は台風が来るがやってねえ。そういえば、もしも被害を受けたら、どこに避難すればええろうか。。。」「南海地震では津波が来るっていうけんど、うちらの家は大丈夫やろうか。。。」そんな普段の会話から、自主防災組織の活動がはじまります。

2　防災に関する知識を高めましょう

　地震、火災、大雨。。。災害をもたらす現象はいろいろとあります。そのときあなたの家は？近所は？町は？それぞれの現象についての知識を高めることは、災害時のイメージを高めることにつながります。家族や近所の方と一緒に、書籍やビデオなどを見てみましょう。
　※　地域防災推進課では、南海地震などの災害に関する啓発ビデオや書籍の貸し出しも 行っています。詳細については別途お問い合わせください。

3　勉強会を開催してみましょう

　学校の保護者会やPTAの会合、町内会の会合などを実施する際、防災に関する知識を共有しあう場をつくってみましょう。啓発ビデオをみんなで一緒に鑑賞したり、地図を前に地域の特徴について話し合ったりすることがとても重要です。
　※　地域防災推進課では、開催する2か月くらい前までに、開催日時、場所、参加予定人数、内容などを電話や文章などで依頼していただければ、講師を派遣いたします。（日時によっては、ご要望にお応えできない場合もありますのでご了承ください。）

4　組織構成を検討しましょう

・役員の決定
　自主防災組織の活動の中では、様々な意思決定の機会が生じてきます。その時には、組織のリーダー格となる人々（役員）の存在が重要となってきます。自主防災組織結成時には、会長、副会長、会計、監査という4役が最低でも必要になりますので、まずはこれらの役割を行う方を決定して、以後の意思決定が円滑に行えるようにしましょう。

・活動範囲の決定
　自主防災活動を行う対象地域を役員で決定し、地図上で範囲を確認しましょう。これは、地域の防災面における課題を確認するためにも重要です。また、近隣で既に活動している自主防災組織があれば、お互いの活動範囲を確認し、連携を図るようにしましょう。

5　結成に向けた確認をしましょう

　結成に向けて、地域のみなさんで会合等をもち、結成にあたっての確認をしましょう。ここで行うべきことは以下のとおりです。

・役割分担の決定
　自主防災活動においては、発生する災害に対して迅速に行動できる組織力が必要となります。消火を行う消火班、情報を入手する情報班など、役割分担の確認をしましょう。
　※　この時点で役割分担の決定が難しい場合には、結成後に行う訓練などを通して決定して頂いても問題ありません。役員から一方的に決めつけたりはせず、無理せずゆっくり決定していきましょう。

・規約の決定
　組織運営に関わる取り決めを、地域のみなさんと一緒に決定します。
　※　参考となるひな型はこのページの下の方で公開しています。

・自主防災組織の正式名称の決定
　組織の名称を皆さんの承認のもとで決めましょう。母体となる学校区や町内会の名称など、わかりやすい名称にしましょう。

6　市役所へ書類を提出しましょう

　さあ、ここまでくればあとは書類を提出するのみです。
　結成にあたっては、下記の書類の提出が必要となりますのでご用意ください。記入方法等、ご不明な点がありましたら地域防災推進課までご連絡ください。

ア）自主防災組織等登録申請書　
　自主防災組織の名称、活動対象地域、加入世帯数等、結成された防災組織の全体像についてお知らせいただくための書類です。
　自主防災組織登録申請書 [Wordファイル／24KB]
   自主防災組織登録申請書（連合会用） [Wordファイル／24KB]
　自主防災組織登録申請書（記入例） [PDFファイル／226KB]

イ）加入世帯名簿　※役員名簿を含む。　
　ア）に記入された加入世帯数の内訳をご報告いただく書式です。ここで記載していただく加入世帯主のお名前やご住所は、地域防災推進課で厳重に管理いたしますが、世帯主様の強いご希望がある場合には、ご住所と世帯主の名字だけご報告頂ければ結構です。下に添付する表がその見本です。作成は手書きでももちろん結構です。
　加入世帯名簿　※役員名簿含む [Excelファイル／41KB]

　※自主防災組織連合会の場合は「加入団体名簿」が必要となりますので，こちらをご使用ください。
   加入団体名簿（連合会用） [Excelファイル／35KB]

ウ）活動対象地域平面図　
　届け出される自主防災組織が活動する予定の地域を平面図で示していただきます。住宅地図等詳細地図のコピーに、活動対象地域をマーカーなどで明示したものを作成しご提出ください。なお、既存の自主防災組織が活動している地域に、重複して自主防災組織を登録することはできませんのでご注意ください。

★上記のイ）、ウ）について、活動対象地域を複数に区分して運営する「班制」を採用する場合には、下記の書類に代えることができます。

エ）班長名簿　※役員名簿を含む。　
　班長名簿（記入例・様式）　※役員名簿含む [Excelファイル／41KB]

オ）活動対象地域の平面図及び班の区分が分かる平面図　
　班区分平面図　作成例[PDFファイル／16KB]

★自主防災組織及び自主防災組織連合会の登録については，こちらの要綱もご参照ください。
   高知市自主防災組織等の登録に関する要綱 [PDFファイル／142KB]
   高知市自主防災組織等の登録に関する要綱　様式 [PDFファイル／147KB]

★結成後、登録内容（代表者の変更、自主防災組織の名称、活動対象地域、加入世帯数など）に変更があった場合は、下記の書類をご提出ください。

カ）自主防災組織等登録事項変更届　　
　自主防災組織等登録事項変更届 [Wordファイル／25KB]
　自主防災組織等登録事項変更届(記入例) [PDFファイル／143KB]

7　自主防災会規約等を作成してみましょう

　下記の書類については、結成時に提出することを義務づけてはいませんが、より円滑な活動を促進するために作成を推奨しています。

A）自主防災会規約
　活動内容や組織についておおまかに定める内規です。
　下にその一例を示しますので、ぜひ作成してみてください。地域の実情に合わせて内容を変更していただいて結構です。
　自主防災会規約見本 [Wordファイル／44KB]

B）個人情報取扱規程
　個人情報保護について特に定める内規です。
　平成29年5月30日から、個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）が改正施行されたことに伴い、自主防災組織にも同法が適用されるようになりました。会員名簿を作るときの注意事項について、高知市まちづくりガイド24～25ページに記載されていますので、参考にしてください。
　高知市まちづくりガイド24～25ページ [PDFファイル／339KB]
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　各自主防災組織は、個人情報保護法その他の関係規程を遵守しなければなりませんが、必ずしも個人情報取扱規程を内規として作成しておかなければならないというわけではありません。
　しかし、会員名簿の作成や個人情報を取り扱う事業を行う場合は、あらかじめ個人情報取扱規程を整備しておくと、事業に対する信頼性や実効性が高まります。
　特に、「避難行動要支援者対策」を実施しようとする自主防災組織は、高知市との間で締結する協定を遵守するだけでなく、自主的に個人情報取扱規程を作成・周知しておくことが推奨されます。
　下に個人情報取扱規程の一例を添付いたしますので、ぜひ作成してみてください。
　個人情報取扱規程（ひな形） [Wordファイル／19KB]

C）自主防災組織編成表
　災害時における各自の役割を意識して、より実践的で具体的な組織編成を定める表です。
　下にその一例を示します。結成時にすべての役割をお決め頂くのが理想ですが、結成当初は役員（会長、副会長、会計、監査）のみ届け出していただければ結構です。その他の役割については、その後の活動の中で十分に話し合っていただいた上、 決定していきましょう。
　自主防災組織編成表見本[EXCELファイル／25KB]
　自主防災組織編成表見本 [PDFファイル／77KB]